Politică de confidențialitate

 Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal

---

Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal descrie categoriile de date pe care le prelucrăm, modalitatea și scopurile în care le colectăm, în ce situații transferăm date cu caracter personal și diversele drepturi și opțiuni de care dispuneți în acest sens. Politica noastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal detaliază modul în care prelucrăm datele cu caracter personal în exercitarea activității specifice privind organizarea, conferințelor și seminariilor și cel mai adesea pentru a vă ține la curent cu evenimentele care au loc în cadrul INDACO SYSTEMS.

1. Operatorul datelor cu caracter  personal

Indaco Systems S.R.L. cu sediul în Str. Izvor, nr. 78, Sector 5, Bucureşti, cod de inregistrare fiscala RO 6410158, este operatorul datelor cu caracter personal.

2. Operatori asociați

În cazul în care doi sau mai mulţi operatori stabilesc în comun scopurile şi mijloacele de prelucrare, aceştia sunt operatori asociaţi. Ei stabilesc într-un mod transparent responsabilităţile fiecăruia în ceea ce priveşte îndeplinirea obligaţiilor care le revin în temeiul prezentului regulament, în special în ceea ce priveşte exercitarea drepturilor persoanelor vizate şi îndatoririle fiecăruia de furnizare a informaţiilor legale.

Entitățile care au calitatea de operatori asociații în sensul art. 26  din Regulamentul privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date, au la rândul lor obligații similare cu ale Indaco Systems SRL în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.

3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pot include:

• Informații de contact, cum ar fi numele dumneavoastră, functia, adresa profesională, numărul de telefon, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail;
• Informații suplimentare prelucrate în mod obligatoriu în vederea încheierii sau exercitării unui raport contractual sau comunicate în mod voluntar de către dumneavoastră, cum ar fi instrucțiuni acordate, plăți efectuate, solicitări și proiecte;
• Informații colectate din surse publice;
• Alte date cu caracter personal necesare în scopul informării dumneavoastră dacă se dovedesc relevante activității pe care o desfășurăm care se încadrează în interesul legitim al operatorului;

În situații limitate, în care pentru  desfășurarea activității noastre, trebuie să colectăm categorii speciale de date cu caracter personal astfel cum  sunt ele regăsite în cadrul art. 9 al Regulamentului privind protecția persoanelor fizice  în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (”GDPR”), respectiv codul numeric personal,  imaginile dumneavoastră, date privind calitatea dumneavoastră de membru al unei asociații profesionale sau comerciale sau unui sindicat, date de sănătate cu caracter personal, date cu privire la opiniile dumneavoastră politice și date privind cazierul judiciar, prelucrarea se va face doar:

• pe baza consimțământului prealabil expres al dumneavoastră sau pe baza dovezii juste a consimțământului dumneavoastră furnizate de o terță persoană care ne comunică aceste date;
• în baza unei obligații legale de prelucrare a acestor categorii de date;
• în baza unei obligații care apără un drept legitim;

4. Modalitatea în care colectăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Putem colecta date cu caracter personal cu privire la dumneavoastră în anumite împrejurări, inclusiv:

• În momentul în care dumneavoastră sau  organizația dumneavoastră se angajează în relații de natură contractuală cu noi;
• În momentul în care ne comunicați dumneavoastră sau organizația dumneavoastră voluntar, din orice motiv, datele dumneavoastră cu caracter personal;
• În momentul în care navigați, solicitați informații sau interacționați, sau organizația dumneavoastră navighează, solicită informații sau interacționează pe website-ul nostru;
• În momentul în care participați la un  eveniment organizat de către noi care presupune oferirea din partea dumneavoastră a datelor cu caracter personal;

În anumite împrejurări, colectăm date cu caracter personal cu privire la dumneavoastră de la o sursă terță. Spre exemplu, putem colecta date cu caracter personal de la organizația dumneavoastră, alte organizații cu care aveți legături, furnizori de informații sau servicii sau din arhive publice sau parteneri/colaboratori cu care avem stabilite relații de natură contractuală care presupun, printre altele partajarea bazelor noastre de date.

5. Temeiuri juridice în baza cărora se prelucrarea datelor cu caracter personal

Orice operațiune care echivalează cu o prelucrare (colectare, stocare, înregistrare, structurare, adaptare sau modificare, extragere, consultare, utilizare, divulgare prin transmitere, distrugere) a datelor dumneavoastră cu caracter personal va fi efectuată pe baza unuia dintre temeiurile juridice de mai jos:

• Prelucrarea este necesară în vederea executării unui contract la care dumneavoastră sunteți parte sau organizația dumneavoastră este parte, sau prelucrarea respectivă este necesară în vederea încheierii unui contract cu dumneavoastră sau organizația dumneavoastră;
• Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;
• Prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit;
•  Prelucrarea este necesară în vederea protejării intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale altei persoane fizice;
• Prelucrarea este necesară în scopul intereselor noatre legitime sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese.

În cazurile în care dispozițiile legale aplicabile impun consimțământul dumneavoastră prealabil și explicit pentru prelucrarea unor categorii speciale de date, vom prelucra datele respective doar în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit. În același timp, ne vom lua garanții suplimentare că orice persoană fizică sau entitate care ne comunică datele dumneavoastră speciale cu caracter personal a obținut în prealabil consimțământul dumneavoastră.

Puteți alege să vă retrageți consimțământul privind materialele de marketing în orice moment prin simpla accesare a linkului de ‘dezabonare’ de la subsolul fiecărui newsletter sau invitație la evenimente.

În orice moment, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul. Retragerea consimțământului dumneavoastră nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului de dinaintea retragerii acestuia. În vederea retragerii consimțământului dumneavoastră pentru orice prelucrare asupra căreia ați consimțit în prealabil, vă rugăm să ne comunicați un e-mail la dpo@indaco.ro, să ne contactați la telefon 021.311.97.11 sau să ne comunicați o scrisoare explicită la adresa Indaco Systems cu sediul in str. Izvor, ntr. 78, Sector 5, Bucureşti. În toate cazurile, consimțământul va putea fi retras în același mod în care a fost acordat.

Ca regulă generală, în cazurile în care vă retrageți consimțământul, nu vom mai permite prelucrarea datelor dumneavoastră și va lua măsurile corespunzătoare pentru ștergerea oricăror înregistrări cu datele dumneavoastră cu caracter personal. Cu toate acestea, în cazul în care prelucrarea este strict necesară în vederea desfășurării activității, iar prelucrarea s-ar putea baza pe alte temeiuri legitime prevăzute prin dispozițiile legale aplicabile, vom proceda la prelucrarea respectivă și vă vom informa în acest sens.

6. Colectarea  datelor cu caracter personal ale minorilor

Indaco Systems nu permite prelucrarea datelor personale ale minorilor.

7. Scopurile în care se vor prelucra   datele dumneavoastră cu caracter personal

Vă putem folosi datele cu caracter personal doar în următoarele scopuri („Scopuri Permise”):

1. Respectarea obligațiilor noastre legale (cum ar fi obligații de păstrare a evidențelor), obligații de verificare a conformității sau de înregistrare care ar putea include verificări ale datelor dumneavoastră de contact sau alte informații pe care ni le furnizați cu privire la identitatea dumneavoastră cu liste de participare și contactarea dumneavoastră pentru confirmarea identității dumneavoastră;
2. Scopuri precum informare statistică exclusiv în interesul operatorului sau împuterniciților săi, organizarea de seminarii, alte evenimente (inclusiv delegații, conferințe), în scop educațional pentru organizarea programelor de formare profesională, pentru emiterea oricăror documente financiar-contabile, încheierea de contracte ori alte acte necesare în activitatea Indaco Systems.
3. Analizarea și îmbunătățirea serviciilor și comunicărilor noastre către dumneavoastră;
4. Protejarea securității și gestionarea accesului la conferinta, prevenirea și detectarea amenințărilor de securitate, fraudelor sau a altor activități infracționale sau malițioase;
5. În scopul monitorizării și evaluării conformității cu politicile și standardele noastre;
6. În orice scop aferent și/sau auxiliar oricărora dintre cele de mai sus sau orice alt scop pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal ne-au fost furnizate.

În cazul în care ne-ați acordat consimțământul dumneavoastră, vă putem prelucra datele cu caracter personal și în următoarele scopuri:

• Comunicarea cu dumneavoastră prin canalele pe care le-ați aprobat pentru a vă ține la curent în ceea ce privește evenimente/informații cu privire la serviciile și conferințele Indaco Systems;
• Sondaje în rândul partenerilor/colaboratorilor sau alte activități / evenimente de informare.

În ceea ce privește comunicările legate de informare cu privire la evenimente, vă vom pune la dispoziție – dacă se impune în mod legal – informațiile respective doar după ce ați selectat această opțiune de a participa și vă vom oferi posibilitatea de a nu mai participa în orice moment, în cazurile în care nu doriți să mai primiți comunicări legate de informare cu privire la evenimente din partea noastră.

Nu vom folosi datele dumneavoastră cu caracter personal în luarea unor decizii automate care să vă afecteze sau să creeze alte profiluri decât cele descrise mai sus.

8. Transmiterea datelor dumneavoastră cu caracter personal

Vă putem partaja datele cu caracter personal obținute de la dumneavoastră în următoarele împrejurări:

1. Vă putem comunica datele de contact cu titlu confidențial către terți în scopul obținerii unui feedback din partea dumneavoastră cu privire la prestarea serviciilor de către Indaco Systems, pentru a ne ajuta la măsurarea performanței noastre și îmbunătățirea și promovarea serviciilor noastre;
2. Vă putem partaja datele cu caracter personal cu orice terț căruia îi cesionăm sau novăm orice drepturi sau obligații;

De asemenea, vă putem partaja datele cu caracter personal cu persoanele noastre împuternicite – în principal prestatori de servicii din cadrul sau din afara Indaco Systems care participa la organizarea conferintelor Indaco Systems. Vom păstra controlul asupra datelor dumneavoastră cu caracter personal și vom folosi măsuri corespunzătoare de protecție, conform legii aplicabile, pentru a asigura integritatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal în momentul solicitării respectivilor prestatori de servicii;

Cu excepția celor de mai sus, vă vom divulga datele cu caracter personal când: ni se impune prin lege aplicabilă/reglementări; cereri ale organelor judiciare/oficiale; astfel cum se impune în vederea investigării unor activități frauduloase sau suspectate.

9. Date cu caracter personal pe care ni le furnizați cu privire la alte persoane fizice

În cazul în care ne furnizați date cu caracter personal cu privire la o altă persoană (cum ar fi o persoană cu care aveți relații profesionale), trebuie să vă asigurați că aveți dreptul de a ne divulga aceste date cu caracter personal și că, fără a mai lua alte măsuri, putem colecta, folosi și divulga acele date cu caracter personal, așa cum se descrie în prezenta Politică de prelucrare a datelor cu character personal.

În special, trebuie să vă asigurați că persoana fizică în cauză are cunoștință de aspectele diverse tratate în prezenta Politică de prelucrare a datelor cu character personal, așa cum acestea privesc persoana fizică respectivă, inclusiv identitatea noastră, modul în care ne poate contacta, scopurile în care colectăm, practicile noastre de divulgare a datelor cu caracter personal (inclusiv divulgarea către destinatari din străinătate), dreptul persoanei fizice de a obține acces la datele cu caracter personal și de a depune plângeri cu privire la gestionarea datelor cu caracter personal, și consecințele nefurnizării datelor cu caracter personal (cum ar fi imposibilitatea noastră de a presta servicii).

10. Păstrarea securității datelor dumneavoastră cu caracter personal

Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru păstrarea confidențialității și securității datelor dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu procedurile noastre interne cu privire la stocarea, divulgarea și accesarea datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal pot fi păstrate pe sistemele noastre IT, acelea alea contractorilor noștri sau în format tipărit.

11. Transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în străinătate

Nu facem transferuri internationale de date cu carcter personal.

12. Actualizarea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră

În cazul în care oricare dintre datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat suferă modificări, spre exemplu dacă vă schimbați prenumele, numele sau adresa de e-mail sau dacă doriți să anulați orice fel de cerere către noi, sau dacă luați cunoștință de faptul că deținem orice date cu caracter personal incorecte cu privire la dumneavoastră, vă rugăm să ne anunțați prin comunicarea unui e-mail la dpo@indaco.ro

Nu vom fi răspunzători pentru nicio pierdere decurgând din date cu caracter personal incorecte, neautentice, insuficiente sau incomplete pe care ni le furnizați.

În același timp, vom lua măsuri juste pentru actualizarea periodică a registrelor noastre cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal, dar nu vom fi răspunzători pentru nicio modificare neprevăzută a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

13. Perioada de stocare a datelor  dumneavoastră cu caracter personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi șterse sau eliminate atunci când nu mai sunt necesare în mod rezonabil pentru scopurile prelucarii sau atunci când vă retrageți consimțământul (în situația în care acesta a fost acordat) și nu mai există obligația legală de a continua operațiunea de  stocare a datelelor personale.

Cu excepția cazului în care ne solicitați în mod expres să stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe termen mai lung, datele cu caracter personal vor fi șterse în termen de maximum 3 de ani de la data la care au fost colectate.

14. Drepturile dumneavoastră în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi, conform, cap. III, art. 12-22 din Reg. UE 679/2016:

• dreptul de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale dvs. aflate în posesia Indaco Systems;
• de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără însă a afecta legalitatea activităților de prelucrare realizate până în momentul respectiv;
• dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a solicita Indaco Systems să furnizeze datele cu caracter personal obținute direct de la persoana vizată și, dacă este posibil, să transmită acele date direct altui operator;
• dreptul de a solicita Indaco Systems să rectifice oricare date cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate;
• dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal să fie șterse în momentul în care nu mai sunt necesare/ dreptul de a fi uitat;
• în cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrării datelor cu caracter personal, dreptul de restricționare a prelucrării;
• dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplică).

Drepturile de mai sus pot fi exercitate in orice moment.

Pentru exercitarea acestor drepturi și pentru orice informare privind sistemul de management al securității datelor cu caracter personal, vă încurajăm să ne adresați o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la urmatoarea adresă: Indaco Systems, Bucuresti, Str. Izvor, nr. 78 Sector 5 București; email: dpo@indaco.ro, telefon 021.311.97.11 pentru a vă informa privind măsurile de securitate implementate.

Vă este recunoscut dreptul de a vă adresa Autoritații Naționale pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, la adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, Bucuresti, Romania sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro. 

15. Actualizarea politicii privind prelucrarea datelor cu caracter personal

S-ar putea să fie nevoie să modificăm această politică. Actualizările vor fi aduse la cunostința persoanelor vizate. Pentru a vă ușura efortul de examinare, vom publica versiunea și data de intrare în vigoare în partea inferioară a documentului.

Cum puteti contacta Indaco Systems  

Daca doriti sa corectați datele dvs. personale, să modificați modul în care colaborăm și prelucrăm aceste date sau dacă doriți să adresați întrebări despre politicile noastre aplicabile securităț ii prelucrării datelor personale ale dvs., vă rugăm să ne contactați la:

Indaco Systems: Str. Izvor, nr. 78 Sector 5, Bucureşti

Email: dpo@indaco.ro

Tel/Fax: 021.311.97.11

Veriune Cod: -02/ v.2